Auftragsbestätigung Vorlage

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Die Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags. Ein Unternehmen erstellt eine Auftragsbestätigung, wenn der Kunde die Offerte akzeptiert und den Auftrag erteilt. Die Auftragsbestätigung bestätigt dem Kunden, dass das Unternehmen bereit ist, die angeforderte Ware oder Dienstleistung gemäss der Offerte zu liefern. 

In der Auftragsbestätigung werden Termine fixiert und Zahlungskonditionen nochmals bestätigt. Vom Erscheinungsbild her orientiert sich eine Auftragsbestätigung an einer regulären Briefvorlage für Geschäftsbriefe und basiert auf der zuvor erstellten Offerte.

Letztlich dient die Auftragsbestätigung als schriftlicher Nachweis für die Vereinbarungen zwischen dem Kunden und dem Verkäufer und stellt sicher, dass beide Parteien über alle relevanten Details der Bestellung informiert sind.

Inhalt der Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung enthält in der Regel folgende Informationen:

• Datum der Bestellung und Datum der Auftragsbestätigung
• Name und Adresse des Kunden
• Name und Adresse des Lieferanten/Verkäufers
• Eine eindeutige Auftragsnummer oder Bestellnummer
• Eine detaillierte Beschreibung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen (inkl. Menge, Grösse, Farbe, Gewicht, etc.)
• Der Preis für jedes bestellte Produkt oder jede Dienstleistung sowie der Gesamtpreis der Bestellung (einschliesslich Mehrwertsteuer und Versandkosten)
• Informationen zu den Zahlungskonditionen
• Versand- oder Lieferbedingungen, wie z.B. voraussichtliche Lieferzeit und -datum
• Kontaktinformationen des Verkäufers für Rückfragen

Die Auftragsbestätigung ist ein wichtiger Teil des Geschäftsprozesses. Sie gibt dem Kunden die Sicherheit, dass das Unternehmen den Auftrag erhalten und verstanden hat.

Ist eine Auftragsbestätigung in der Schweiz zwingend notwendig?

Die Notwendigkeit einer Auftragsbestätigung hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann nicht pauschal beantwortet werden.

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgrund einer Offerte (Angebot) des Unternehmens vornimmt und die Bestellung den Bedingungen des Angebots entspricht, ist eine Auftragsbestätigung in der Regel nicht erforderlich.

Wenn jedoch der Kunde eine Bestellung vornimmt, die nicht den Bedingungen des Angebots entspricht, ist eine Auftragsbestätigung notwendig, um sicherzustellen, dass die Parteien in Bezug auf die Bedingungen des Vertrags übereinstimmen.

Falls der Kunde den ersten Schritt macht und von sich aus eine Bestellung an das Unternehmen sendet, ist eine Auftragsbestätigung notwendig, um den Vertrag abzuschliessen.

Auftragsbestätigung Vorlage für Word

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Auftragsbestätigung Vorlage für Excel

Anleitung Auftragsbestätigung erstellen

1. Entscheiden Sie zunächst, ob Sie die Excel oder die Word-Vorlage verwenden möchten.
2. Laden Sie die passende Vorlage auf Ihren Computer herunter. 
3. Im Absenderfeld muss die eigene Firma eingetragen werden. Vergessen Sie nicht, auch die Telefonnummer anzupassen.
4. Ihr Firmenlogo kann oben links platziert werden.
5. Ergänzen Sie Ihr Zeichen und die Auftragsnummer
6. Passen Sie die Betreffzeile an. Hier müssen Sie angeben, um welchen Auftrag es sich handelt.
7. In der Tabelle sind alle Artikel oder Dienstleistungen mit Positionsnummer aus der Offerte nachfolgend aufzuführen. Bitte machen Sie auch korrekte Angaben zu den Stückzahlen und den Preisen. 
8. Weisen Sie den Totalpreis aus und berechnen Sie die Mehrwertsteuer und weisen Sie diese im entsprechenden Feld aus. Wenn Sie nicht MWST-Pflichtig sind, müssen Sie diese Zeile löschen.
9. Unter der Artikelauflistung können Sie das Zahlungsziel anpassen. 
10. Zum Abschluss vor der Grussformel können Sie den Text Ihren Bedürfnissen anpassen. Eine Auftragsbestätigung beinhaltet meist auch eine Dankesformel, wie z.B. “Besten Dank für Ihren Auftrag”.
11. Nachdem Sie die Auftragsbestätigung fertiggestellt haben, müssen Sie diese speichern und ausdrucken.
12. Vergessen Sie nicht, die Auftragsbestätigung zu unterzeichnen. 
13. Speichern Sie die Vorlage ebenfalls auf Ihrem Computer oder laden Sie bei Bedarf eine neue Vorlage auf Briefvorlagen.ch herunter. 

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