Zahlungserinnerung Vorlage

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Die Zahlungserinnerung

In der Schweiz gibt es keine Regelungen, ob und wie gemahnt werden muss. Theoretisch könnten Sie säumige Zahler sofort betreiben. Das macht aber wenig Sinn, denn es kann durchaus vorkommen, dass die Zahlung einer Rechnung unabsichtlich vergessen gegangen ist.

Je nach Branche müssen Sie in der Schweiz davon ausgehen, dass 10 – 40 % Ihrer Kunden die Rechnung nicht in der vorgesehenen Frist begleichen.

Anstatt die bürokratischen Hürden eines Betreibungsverfahrens zu begehen, sollten Sie Ihren Kunden in einem ersten Schritt freundlich an die ausstehende Zahlung erinnern. Daher stammt auch der Begriff «Zahlungserinnerung», den es im gesetzlichen Sinne in der Schweiz nicht gibt.

Tatsächlich ist die Form der Mahnung in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Dies ist kein Nachteil, denn die fehlende Regelung gibt Ihnen die Freiheit, Ihrem Kunden die Zahlungserinnerung per Mail, per Brief oder mündlich (bspw. telefonisch) zu übermitteln.

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken.

Im Verlauf des Mahnprozesses ist die Zahlungserinnerung als erste Mahnung anzusehen, die nett formuliert ist. Sollte nach der Zahlungserinnerung noch immer kein Zahlungseingang des säumigen Schuldners verzeichnet werden, sollte eine Mahnung (2. Mahnung) versendet werden. Dieses Schreiben ist weniger freundlich und formell gehalten. Das dritte Schreiben wäre dann die Betreibungsandrohung (3. und letzte Mahnung), welches in einem geschäftlichen und nüchternen Wortlaut gehalten wird.

Mahnprozess im Überblick

An dieser Stelle soll nochmals erwähnt werden, dass in der Schweiz das Mahnwesen nicht gesetzlich geregelt ist. Der heutige de facto-Standard im Mahnwesen ist jedoch folgender Ablauf:

Mahnstufe	Bezeichnung	Tonalität des Schreibens
1	Zahlungserinnerung	Sehr freundliches, teilweise humorvolles Schreiben.
2	Mahnung	Neutrales, geschäftliches Schreiben mit der Bitte um Begleichung der ausstehenden Rechnung.
3	Letzte Mahnung (Betreibungsandrohung)	Sehr formelles, nüchternes Schreiben mit der Aufforderung um sofortige Begleichung der offenen Position. Zudem Androhung allfälliger rechtlicher Schritte.
4	Hinweis Betreibungseinleitung	Diese Stufe wird oft nicht ausgelöst. In der Praxis zeigt sich aber, dass nach einer persönlichen Kontaktaufnahme mit dem Schuldner in einigen Fällen die Rechnung noch beglichen wird. Mit dem Schreiben orientieren Sie den säumigen Schuldner, dass die Betreibung eingeleitet wurde und nun noch eine kurze Frist zur Begleichung der offenen Rechnung besteht (letzte Hoffnung).

Zahlungserinnerung Vorlage

Hier können Sie die Vorlage im Word-Format direkt und unkompliziert herunterladen.

Anleitung Zahlungserinnerung erstellen

1. Laden Sie die kostenlose Word-Vorlage direkt herunter und öffnen Sie diese mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm
2. Erfassen Sie Absender und Empfänger
3. Erfassen Sie Ihre Geschäftsdaten im Kopfbereich und im Fussbereich
4. Ergänzen Sie bei Bedarf ein eigenes Logo
5. Erfassen Sie im Textbereich die entsprechenden Daten. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungsnummer als auch den Betrag noch einmal aufführen. Versenden Sie in der Beilage auch eine Rechnungskopie mit Einzahlungsschein.
6. Speichern nicht vergessen
7. Drucken Sie die Zahlungserinnerung aus, unterschreiben Sie diese und versenden Sie das Schreiben per A-Post. Alternativ können Sie die Zahlungserinnerung auch per E-Mail zustellen, insofern Sie die korrekte Mail-Adresse des Kunden kennen.