Rechnungsvorlage Schweiz

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Rechnungsvorlage Schweiz Word & Excel

Wer ein Unternehmen führt, muss nicht nur hervorragende Arbeit für den Kunden leisten, sondern auch die erbrachten Leistungen zügig in Rechnung stellen. Wer den Grundsatz der zügigen Rechnungsstellung vernachlässigt oder vergisst, riskiert die finanzielle Liquidität und den Erfolgt seines Unternehmens.

Schon manch ein Jungunternehmer ist wegen fehlender Disziplin bei der Rechnungsstellung in Schieflage geraten. Machen Sie diesen Fehler auf keinen Fall und stellen Sie immer sofort Rechnung. Es ist nämlich auch mitzuberücksichtigen, dass die Zahlungsmoral in der Schweiz immer mehr abnimmt und Sie daher mehr Zeit einberechnen müssen, bis der Kunde die Rechnung beglichen hat.

Es dauert im Schnitt 31 Tage, bis Herr und Frau Schweizer offene Rechnungen begleichen.
Lesen Sie dazu den Beitrag: Zahlungsmoral in der Schweiz.

Die Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Buchhaltungsprozesses. Bei der Rechnungsstellung geht es darum, die fälligen Beträge für Waren und Dienstleistungen zu ermitteln und diese Beträge in Form einer Rechnung an den Kunden zu übermitteln.

Die Rechnung ist ein wichtiges Dokument, da sie sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen als Nachweis dient. Die Rechnungsstellung ist daher ein wichtiger Prozess, der vom Unternehmen sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss.

Zu den wesentlichen Schritten der Rechnungsstellung gehören:

• Erfassung der Kundendaten
• Ermittlung der fälligen Beträge
• Erstellung der Rechnung
• Zahlungsabwicklung

Rechnungsvorlagen

Wir stellen Ihnen eine kostenlose Rechnungsvorlage im Word- und Excel-Format zur Verfügung, die Sie als Unternehmer oder auch als Privatperson (z.B. bei privaten Verkäufen) verwenden können. Die Vorlagen stehen in verschiedenen Unternehmen täglich im Einsatz und sind daher bestens erprobt.

Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch Einzahlungsscheine mit QR-Code. Hier erfahren Sie, wie man einen QR-Einzahlungsschein erstellt.

Neue Mehrwertsteuersätze 2024

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Mehrwertsteuersätze:

	Bis 31. Dezember 2023	Neu ab 1. Januar 2024
Normalsatz:	7,7 %	8,1 %
Reduzierter Satz:	2,5 %	2,6 %
Sondersatz für Beherbergung:	3,7 %	3,8 %

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Anleitung Rechnung erstellen

1. Entscheiden Sie zuerst, ob Sie die Rechnung in Word oder Excel erstellen wollen. Je nachdem gibt es Vor- und Nachteile. In der Word-Version können Sie auf bessere Textverarbeitungsfunktionen zurückgreifen. Bei der Excel-Version werden andererseits die Beträge und Mehrwertsteuer automatisch errechnet und zusammengezählt. Es gibt kein richtig oder falsch, es hängt primär von Ihrer eigenen Vorliebe ab.
2. Laden Sie die entsprechende Rechnungsvorlage, Word- oder Excel-Vorlage auf Ihren Computer herunter.
3. Passen Sie zunächst alle Firmeninformationen im Briefkopf sowie in der Fusszeile an. Auch das eigene Logo findet im Kopfbereich der Rechnungsvorlage Platz. Wenn Sie MWST pflichtig sind, müssen Sie die UID Nummer angeben. Ihre UID mit dem Zusatz MWST wird als neue Mehrwertsteuernummer anerkannt (bspw. CHE-123.456.789 MWST).
4. Erfassen Sie Rechnungsempfänger samt Adresse.
5. Erfassen Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum, Ihr Zeichen (Kürzel des Sachbearbeiters), die Ansprechperson mit Telefon und E-Mail-Adresse.
6. Erfassen Sie die Artikel und Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen. Achten Sie darauf, dass Sie die Leistung oder den Artikel korrekt bezeichnen, sodass der Kunde die Rechnung transparent nachvollziehen kann.
7. Erfassen Sie pro Position die Stückzahl (oder Stundenzahl bei Dienstleistungen) sowie den Stückpreis und den Totalpreis. Bei der Excel-Version wird der Totalpreis automatisch berechnet (Einzelpreis x Stück).
8. Legen Sie allenfalls Skonto fest. Oft gewährt der Rechnungssteller 2 % Skonto, falls der Kunde innert 10 Tagen zahlt oder wenn es sich um einen wiederkehrenden Kunden handelt.
9. Falls Sie MWST-pflichtig sind, errechnen Sie den Mehrwertsteuer-Betrag. In der Excel-Version wurde die automatische Berechnung auf den Satz von 7.7 % festgelegt. Falls Sie keine Mehrwertsteuer abliefern müssen (z.B. Privatverkauf) können Sie die Zeile, bzw. den Betrag einfach löschen.
10. Summieren Sie die Beträge (Positionen, MwSt.) und ziehen Sie einen allfälligen Skonto-Betrag ab. Dies ergibt nun den Rechnungsbetrag.
11. Legen Sie das Zahlungsziel fest. Sie können die Frist nach Belieben festsetzen. Üblich sind 10 Tage, 14 Tage oder 30 Tage. Weniger als 5 Tage ist sehr unüblich und auch unfair gegenüber dem Kunden.
12. Überprüfen Sie die Rechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit. Wenn alles ok ist, können Sie die Rechnung versenden. Vergessen Sie nicht, einen Einzahlungsschein ins Couvert zu legen.
13. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Computer oder laden Sie bei Bedarf eine neue Vorlage auf Briefvorlagen.ch herunter.

Rechnung mit QR-Code

Seit dem 30. September 2022 ist der rote und der orange Einzahlungsschein in der Schweiz Geschichte. Abgelöst wurden die Einzahlungsscheine durch QR-Codes (Swiss QR Code). Der Vorteil des QR-Codes ist, dass mehr Informationen mitgeliefert werden können und der Zahlungsprozess für Kunden dadurch einfacher wird.

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und aus einem Empfangsschein. Im Zahlteil befinden Sich die für die Zahlung benötigten Daten, für den Menschgen lesbar und in Form eines QR-Codes.

So erstellt man eine Rechnung mit QR-Code

Um eine Rechnung mit QR-Code zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: