Auf dieser Webseite finden Sie kostenlose Protokollvorlagen für die Erstellung von Sitzungs- oder Besprechungsprotokollen.
Die kostenlosen Protokollvorlagen im Word und Excel-Format eignen sich perfekt für den Geschäftsalltag, Teamsitzungen und Vereinssitzungen.
Kostenlose Protokollvorlage im Word- & Excel-Format
Ein Sitzungsprotokoll ist ein wichtiges Dokument für die Aufzeichnung der Ergebnisse einer Sitzung und dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Klarheit. Immer dann, wenn wichtige Entscheide gefällt werden, sollte ein Sitzungsprotokoll erstellt werden. Man unterscheidet zwischen den Protokollarten:
- Verbalprotokoll
- Verlaufsprotokoll
- Ergebnisprotokoll
Verbalprotokoll
In einem Verbalprotokoll werden die Aussagen der Sitzungsteilnehmer 1:1 protokolliert. Diese Form der Protokollführung trifft man nur bei polizeilichen oder richterlichen Einvernahmen an. In der Geschäftswelt oder im Vereinsleben ist es äussert unüblich, ein Verbalprotokoll zu führen.
Verlaufsprotokoll
Das Verlaufsprotokoll fasst Aussagen in chronologischer Reihenfolge zusammen, ohne dass der Wortlaut im Detail wiedergegeben wird. Diese Form der Protokollführung trifft man häufig im Geschäfts- und Vereinsleben an.
Ergebnisprotokoll
Im Ergebnisprotokoll werden nur die Ergebnisse, Beschlüsse und Pendenzen des Meetings zusammengefasst. Aussagen einzelner Teilnehmenden werden bestenfalls summarisch zusammengefasst. Diese Form der Protokollführung trifft man oft bei technischen Sitzungen oder bei Projektstatus-Meetings an.
Inhalt eines Protokolls
Ein Sitzungsprotokoll sollte alle wichtigen Punkte enthalten wie, die Namen der Teilnehmer, die Tagesordnung (Traktanden), alle Themen, die während der Sitzung angesprochen wurden, einschliesslich der Ergebnisse der Sitzung.
Ein Sitzungsprotokoll sollte zumindest die Entscheide so genau wie möglich wiedergeben, um Missverständnisse zu verhindern und die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Es gibt kein einheitliches Format für ein Sitzungsprotokoll, aber es gibt einige allgemeine Richtlinien, die befolgt werden sollten. Ein Sitzungsprotokoll sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Datum und Uhrzeit der Sitzung
- Name und Position der Person, die das Protokoll führt
- Namen aller Anwesenden
- Tagesordnung (Traktanden) der Sitzung
- Bericht über die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung
- Anhänge (z.B. Dokumente, die während der Sitzung besprochen wurden)
Wenn Sie ein Sitzungsprotokoll erstellen, denken Sie daran, dass es später von anderen gelesen wird. Daher sollten Sie sicherstellen, dass es klar und verständlich ist. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie zu viele Abkürzungen.
Protokollvorlagen
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Protokollvorlage für Word
Mit dieser Sitzungsprotokoll-Vorlage im Word-Format protokollieren Sie jede Sitzung, egal ob in der Geschäftswelt oder im Vereinsleben. Daher wird diese Vorlage auch oft als Sitzungsprotokoll Vorlage für Vereine verwendet.
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Protokollvorlage für Excel
Die Protokoll-Vorlage im Excel-Format wird oft im technischen Bereich eingesetzt. Vor allem im Bereich Projektmanagement kommt diese Protokollvorlage bei technischen Angelegenheiten zum Einsatz.
Anleitung: Protokollvorlage nutzen
- Entscheiden Sie zunächst, ob die Protokollführung in Word oder Excel geschehen soll. Es gibt kein richtig oder falsch. Es hängt primär von der verfügbaren Software und von Ihrer persönlichen Präferenz ab.
- Laden Sie die passende Word- oder Excel-Vorlage auf Ihren Computer herunter.
- Passen Sie den Titel der Sitzung und das Datum an.
- Erfassen Sie alle Sitzungsteilnehmer inkl. deren Funktion. Falls es bereits Abmeldungen gibt, erfassen Sie diese unter «Abwesende».
- Passen Sie den Ort und das Datum an.
- Passen Sie den Protokollführer an.
- Passen Sie die Traktandenliste an. Meist wird diese im Vorfeld vor dem Meeting versendet.
- Entscheiden Sie sich für die richtige Protokollierungsart. Wenn Sie nicht gleich die Sitzungsleitung übernehmen, fragen Sie am besten die Sitzungsleitung an, welche Protokollform gewünscht ist (verzichten Sie aber unbedingt auf das Wortprotokoll!).
- Während der Sitzung sind die Aussagen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (je nach Protokollart) zusammengefasst zu protokollieren. Erfassen Sie insbesondere Kernaussagen. Menschen haben die Neigung, auszuschweifen. Dies müssen Sie nicht protokollieren. Bleiben Sie bei den Kernthemen und den Kernaussagen der Teilnehmenden.
- Erfassen Sie hauptsächlich Beschlüsse und Pendenzen. Vergessen Sie nicht auch den Fälligkeitstermin und die Zuständigkeit zu erfassen.
- Nach der Sitzung können Sie den Protokollentwurf ins Reine schreiben.
- Versenden Sie das Protokoll an die Sitzungsteilnehmer im PDF-Format.
- Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Computer oder laden Sie bei Bedarf eine neue Vorlage auf Briefvorlagen.ch herunter.
Briefvorlagen.ch bietet kostenlose Vorlagen für Privatpersonen, KMU, Kleingewerbler und digitale Nomaden an.
Seit 2017 veröffentlichen wir auf Briefvorlagen.ch kostenlose Vorlagen im Word-, Excel-, Powerpoint- und PDF-Format. Unsere praxiserprobten Vorlagen werden von verschiedenen Schweizer KMU, Privathaushalten und Schulverwaltungen genutzt. Auch Influencer und digitale Nomaden schätzen unsere Vorlagen sehr. Besonders stolz sind wir darauf, dass auch die Bundesverwaltung regelmässig auf unsere Vorlagen zurückgreift.
